Предисловие от редакции 1MICE
ИИ делает видимым то, что раньше терялось в переписках, сметах и устных договорённостях. Готов ли к такой прозрачности MICE-бизнес?
Разговор о нейросетях в нашей индустрии часто сводится к текстам, картинкам и презентациям. Гораздо важнее, что происходит внутри бизнеса: как формируется стоимость, проверяются документы, отслеживаются обязательства и принимаются решения.
Валера Артамонов, сооснователь и генеральный директор ивент-агентства MAKE, в материале для Event LIVE разбирает внедрение ИИ на уровне повседневной работы агентства — вместе с ошибками, сопротивлением команды и границами ответственности.
Для 1MICE эта тема выходит за пределы отдельной компании. Агентства, корпоративные заказчики, отели и другие поставщики работают в одной цепочке. Пока данные в ней разрозненны, значительная часть времени уходит на поиск, уточнения и повторную проверку. Поэтому разговор об ИИ неизбежно становится разговором о том, как устроен сам MICE-рынок.
ИИ в ивент-агентстве: почему автоматизация страшна не сложностью, а тем, что она показывает
Индустрия мероприятий обсуждает ИИ примерно так же, как в 2021 году обсуждала метавселенные — много слайдов, мало практики. Разница в том, что метавселенные так и остались слайдами, а нейросети уже года два как встроены в рутину агентств, которые не стали дожидаться идеального момента. Проблема не в том, что инструменты не работают. Проблема в том, что почти никто не говорит честно о том, что происходит, когда их все-таки внедряешь. Почему разговор про ИИ в ивентах обычно идет не туда, и что на самом деле проверяет внедрение нейросетей в агентстве? Рассказывает Валера Артамонов, сооснователь и генеральный директор ивент-агентства MAKE.
Технология здесь — не главное
Если сузить вопрос до «какую нейросеть подключить», легко упустить суть. Реальный эффект появляется не там, где ИИ генерирует текст или картинку, а там, где он встает между человеком и рутинной проверкой — сметы, документов, статуса проекта, движения денег. Это не творческая часть работы агентства, а её административный скелет: то, что раньше съедало часы менеджеров, а теперь занимает минуты.
Ключевое отличие от прежней автоматизации в том, что эти системы не просто ускоряют процесс, а меняют его логику. Раньше проверка была отдельным действием, которое нужно было не забыть сделать. Теперь она встроена в сам процесс и происходит без усилий человека. Именно это, а не скорость генерации контента, определяет, окупается внедрение или превращается в игрушку для презентаций.
Валера Артамонов,
сооснователь и генеральный директор ивент-агентства MAKE
Что меняется на практике
Возьмем смету — самый показательный пример. Раньше менеджер читал ТЗ, переносил позиции в форму, считал и сверял цены с тем, что знает сам и что успел уточнить у подрядчиков. Это часы работы, и это ровно то место, где усталость превращается в ошибку: пропущенный ноль, забытая позиция, неверно перенесеная цифра. Сейчас ТЗ уходит агенту, он раскладывает его на позиции, считает на данных прошлых проектов агентства и сверяет с рынком. При правильно настроенных процессах это минуты вместо часов, а глупые человеческие ошибки из серии «пропущенный ноль» из смет ушли.
Есть и второй эффект, менее очевидный. Менеджер ограничен собственным опытом: он помнит цены, с которыми работал, и знает подрядчиков, которых знает. У нейросети база для сравнения шире, она смотрит туда, куда у человека просто не доходят руки. Поэтому менеджер после неё уже не считает, а оценивает: перед ним готовая смета, и его задача — понять, что в ней стоит оспорить.
По тому же принципу устроено остальное. Бот в рабочих чатах проекта собирает сводку: что сделано, что просрочено, где повисла тишина. Финансовый директор утром получает одно сообщение с остатками по счетам и платёжным календарём, а каждая заявка на оплату автоматически сверяется со сметой. Пакет документов по подрядчику собирается по нескольким введённым параметрам. Во всех случаях ИИ не творит, а проверяет и готовит черновик.
Почему именно в ивенте это важнее
В ивент-агентстве одновременно живет много проектов, дедлайны не двигаются, подрядчиков десятки, а деньги перемещаются быстрее, чем обновляются отчеты. Мероприятие нельзя перенести на неделю потому, что смету пересчитали. Поэтому цена «причесанной версии» от менеджера или ошибки в одной цифре здесь выше, чем в бизнесах, где промах можно исправить в следующем квартале. Автоматизация контроля в такой среде — не оптимизация ради оптимизации, а способ раньше увидеть то, что иначе всплывет за день до старта.
Настоящий барьер — не бюджет и не сложность
Здесь я скажу вещь, которая обычно не попадает в статьи про ИИ: сопротивление команды — это не проблема мотивации или обучаемости сотрудников. Это рациональная реакция на риск. Когда процесс автоматизируется, из него исчезает пространство для интерпретации, а вместе с ним и возможность объяснить задержку обстоятельствами. Смета, которую раньше можно было «прикинуть на глазок» и защитить перед клиентом красноречием, теперь сверяется с историей прошлых проектов и рыночными ценами автоматически. Это неудобно ровно тем людям, для которых непрозрачность процесса была не багом, а способом работы.
Автоматизация не создает новые проблемы в агентстве — она снимает слой, под которым эти проблемы были не видны.
Отсюда и настоящая причина, по которой многие агентства откладывают внедрение ИИ не на месяцы, а на годы. Дело не в цене подписки и не в отсутствии программиста в штате. Дело в том, что руководитель, который включает такой инструмент, подписывается на то, чтобы увидеть реальную картину своих процессов, а не ту, которую пересказывают на еженедельном созвоне.
Как мы внедряли: без приказа «с понедельника все на ИИ»
Мы проводили внутренние обучения и показывали на живых задачах, как инструмент ускоряет работу. Но не переводили всех на ИИ по приказу: давали время самим всё попробовать и настроить работу под себя, а параллельно регулярно делились информацией о новых инструментах и возможностях.
Логика простая. Навязанный инструмент получает формальное использование и тихий саботаж. Инструмент, который человек сам настроил под свои задачи, становится частью его рабочего стиля. И лучше всего убеждает не регламент, а горячий период: когда загрузка максимальная и времени нет вообще, выигрывают те, кто уже освоил инструмент. Те, кто не освоил, тонут в ручной работе, и после этого спорить о пользе ИИ уже не приходится.
Где ИИ ошибается — и где проходит граница ответственности
Мы не утверждаем, что ИИ на сто процентов делает всю работу, и не строим процессы так, будто это так. За ним всегда проверяют люди. Ничего не уходит клиенту, что не видел человек, — ни смета, ни договор, ни ответ по спорному вопросу. Финальное решение остается за человеком в каждом случае без исключения.
И честно скажу: нейросеть выдумывает. Может подставить несуществующую цифру или уверенно описать то, чего нет. Но сравните два действия: сделать смету с нуля и перепроверить смету, которую собрал ИИ. Второе всё равно занимает несоизмеримо меньше времени. Правильная модель — ИИ как черновик, человек как редактор и ответственный за результат. Нейросеть не принимает решений, она резко сокращает время между вопросом «что происходит?» и ответом на него, делая риск видимым раньше, чем он превратился в проблему.
Что это значит для рынка
Индустрия мероприятий в ближайшие пару лет расколется не на тех, кто использует ИИ, и тех, кто нет: таких почти не останется. Расколется на агентства, которые встроили автоматизацию в контроль и управление рисками, и на те, где она осталась презентационным слоем поверх старых процессов. Первые будут расти быстрее при том же штате. Вторые продолжат путать наличие подписки на нейросеть с наличием системы.
С чего начать: три шага
- Выберите один процесс, где сейчас больнее всего терять время или деньги на ручной проверке. Не самый технологичный, а самый болезненный.
- Соберите данные прошлых проектов по этому процессу. Агент хорош ровно настолько, насколько хороша база, на которой он считает.
- Заранее определите, кто и на каком этапе проверяет результат. Если ответ «никто» — рано запускать.
Внедрение, которое решает реальную боль, приживается само. Внедрение ради галочки в презентации для клиента умирает через месяц.
Послесловие от редакции 1MICE:
Автоматизация внутри агентства упирается в качество информации за его пределами.
Можно ускорить подготовку сметы, но её всё равно придётся пересобирать, если цена площадки устарела, доступность не подтверждена, а условия поставщика остались в личной переписке менеджера. Нейросеть способна быстро обработать данные. Сделать их достоверными должны участники рынка.
Именно поэтому мы в 1MICE связываем развитие ИИ с развитием цифровой инфраструктуры MICE: понятными запросами, сопоставимыми предложениями, актуальной информацией о поставщиках и зафиксированными условиями работы. Это направление, в котором мы развиваем 1MICE.ONLINE.
При этом прозрачность требует правил. Кто видит коммерческие данные? Кто подтверждает цену? Кто отвечает за ошибку? Сопротивление внедрению может указывать и на непрозрачные процессы, и на вполне обоснованные опасения за конфиденциальность, нагрузку и качество результата. Руководителю важно различать эти причины.
Мы разделяем главный практический вывод автора: начинать стоит с конкретной задачи и заранее определённой ответственности за результат. Для рынка следующим шагом должна стать среда, в которой заказчику, агентству и поставщику проще работать друг с другом.
Конкурентное преимущество — в том, сколько неопределённости компания убирает из работы и насколько надёжно выполняет обязательства. Наличие подписки на ИИ этого не гарантирует.
https://www.event-live.ru/articles/mnenie/mnenie-1_1307.html
Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: сгенерированы ChatGPT. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.